Guía Rápida para el Webmaster
Esta es una parte vital del sistema.
¿Cómo puedo empezar a usar la web y disfrutar sus beneficios?
Esta sección está dividida en dos partes: 1) Usuarios y 2) Propietarios.
- Por norma general, las propiedades solo hay que configurarlas una vez, a menos de que se construyan nuevas fases o se produzcan cambios que modifiquen los coeficientes de las mismas.
- Los usuarios son propietarios e inquilinos asociados a esas propiedades.
1. Gestión de propiedades
Panel de control > Gestión de propiedades
NOTA: Durante el proceso de instalación, especificaste el número de propiedades de tu urbanización. Este número es fijo. Si necesitas modificarlo, deberás mandar un correo a support@urbytus.com
Haz click en "Agregar propiedad", selecciona el tipo de propiedad, el número y la información adicional que desees, como el bloque, escalera o puerta.
Coeficiente y Referencia. El coeficiente es el porcentaje de la Comunidad que corresponde a la propiedad, y define el coste de las cuotas comunitarias así como el valor del voto. El coeficiente suele estar definido en las escrituras de la propiedad o en los escritos de la comunidad. "Ref" corresponde al número que el administrador utiliza en su programa de gestión para dicha propiedad. Estos datos son únicamente necesarios si deseas mostrar las cuotas comunitarias independientemente por cada propietario. Las actas de las Juntas Generales suelen mostrar los coeficientes de cada propietario.
Puedes añadir más propiedades utilizando el botón verde con el símbolo +, abajo a la derecha.
NOTA: Si creas una propiedad por error y deseas eliminarla, asegúrate de que no tenga usuarios asociados.
Panel de control > Gestión de usuarios > Añadir un usuario
Al crear el portal de la comunidad, tu cuenta se convierte automáticamente en la cuenta webmaster. En otras palabras, tienes el nivel más alto de permisos y puedes acceder a todas las secciones de la web. Debes saber que esta cuenta únicamente debe usarse para la configuración y la puesta en marcha del portal. No deberías usar esta cuenta como Presidente, Propietario o miembro del Comité. Una cuenta de webmaster:
1) No puede votar en las tareas
2) No puede delegar votos
3) No tiene cuotas comunitarias asociadas
4) No tiene ninguna propiedad asociada.
Si eres el presidente, parte del comité o sencillamente un propietario, deberás crear una cuenta de usuario como propietario.
Añadir un nuevo usuario
En la parte superior derecha del panel de Gestión de Usuarios, encontrarás un botón para añadir un usuario. Existen tres tipos de usuarios: Propietarios, Inquilinos y Empleados de la comunidad. Empecemos añadiendo un usuario.
A) Al principio deberás insertar algunos datos básicos. Puedes insertar cualquier cosa en el nombre de usuario, pero te recomendamos que uses minúsculas y evites los espacios o los carácteres especiales. Cuanto más simple mejor. Si lo deseas, incluso puedes usar el número de propiedad o piso como nombre de usuario, lo cual te permitirá una identificación más rápida en el futuro.
B) Selecciona el idioma principal del usuario. (Todos los usuarios pueden cambiar el idioma cuando entren en el sistema por primera vez o en cualquier otro momento desde su perfil).
C) Indica con qué asiduidad te gustaría que recibieran los informes de la comunidad. (Todos los usuarios pueden cambiar este detalle más adelante, editando su perfil).
D) Selecciona el tipo de usuario. Define si el usuario es un propietario, miembro del comité, presidente o administrador. (Es importante definir este paso correctamente, ya que asigna el nivel de acceso y la información a la que pueden acceder, editar y adjuntar).
NOTA:
- Selecciona "Usuario registrado" tanto si el usuario es un propietario como si es un inquilino.
- Crea únicamente un usuario por propiedad.
- Cuando una propiedad cambia de dueño, no deberías borrar al usuario. Edita los datos de la propiedad correspondiente.
- Puedes crear tantos inquilinos como desees.
Una vez configurados todos los usuarios, deberás asociarlos con sus propiedades correspondientes. La columna central del panel de Gestión de Usuarios contiene los datos de la propiedad. Haz click sobre el icono de editar propiedad y añade todas las propiedades que pertenezcan al usuario. Un usuario puede tener varias viviendas.
NOTA: Cuando una propiedad haya sido vendida, sólo hay que volver a entrar en esta página y hacer click aquí para desvincular al usurio de la propiedad. Seguidamente, crea el nuevo usuario y asócialo a la vivienda.