Si ha seguido los pasos 1 y 2,
ahora la comunidad debe estar en marcha y completamente funcional
Entonces, ¿cómo puede usted poner en marcha este sitio web para utilizarlo y beneficiarse de él?
Antes de empezar vamos a revisar una serie de cosas.
¿Cuál es su papel como presidente, miembro del comité o incluso webmaster de su comunidad?
¿Qué quiere conseguir?
Y lo más importante ¿Qué temas desea abordar?
Creemos que la comunicación es fundamental. Las personas quieren comunicarse, quieren expresar su opinión y, sobre todo, contribuir a ayudar. Tanto si usted tiene una comunidad conflictiva como si es una pacífica, la comunicación es clave para mejorar y mantener la armonía.
Así que a continuación le indicamos cómo puede utilizar OCM para mejorar la comunicación de su Comunidad y lograr los otros objetivos que usted tenga.
A estas alturas ya ha aprendido a añadir las fotos de la comunidad, la descripción, las reglas y la fecha y actas de las reuniones. Ahora es el momento de invitar a todos al sistema.
Como Presidente o webmaster, usted estará a cargo de gestionar una serie de tareas así que hemos hecho una lista de las herramientas que podrá utilizar para gestionar estas tareas. Todas estas opciones están disponibles a través del menú Panel de Control.
1. Noticias
Menú de Usuario> Comunidad> Noticias
Nuestro sistema añade continuamente noticias y artículos de interés general, pero todos los propietarios pueden añadir más noticias. Usted puede decidir que la noticia sea pública o privada, dependiendo de lo cual la noticia se mostrará en la página principal del sitio web para los usuarios que aún no han iniciado sesión o solo después de iniciar sesión. Esto es útil si los usuarios visitan el sitio web de forma periódica, pero para empezar puede que tenga que enviar también algunos boletines.
NOTA: Usted deberá marcar las noticias de carácter privado como 'NOTICIAS PRIVADAS'. De lo contrario, estará disponible en la parte pública de la web.
2. Boletines de noticias
Menú de Usuario> Comunidad> Boletín de Noticias
Esta es la forma más fácil de mantener a todos informados. Es sencillo y no cuesta nada. El boletín se traduce automáticamente a varios idiomas, Usted puede verlo, modificarlo y adjuntarle archivos antes de enviarlo. El boletín será enviado como un correo electrónico a su grupo seleccionado (por ejemplo, propietarios, arrendatarios, y el comité). Usted también recibirá una lista de los comunicados y los que necesitan una copia impresa. Todos los boletines de noticias siempre se agrupan por año y están disponibles para todos los propietarios e inquilinos para referencia futura. De esta manera usted puede estar seguro de que ellos han recibido la notificación, y utilizando la lista de notificaciones también puede averiguar quién necesita recibir copias impresas.
4. Carpeta de documentos
Menú del Usuario> Comunidad> Documentos
Es la biblioteca de documentos centralizada. Independientemente de si el documento es sobre un trabajo en progreso o algo que usted necesita archivar, la carpeta de documentos es el mejor lugar para ello. Usted puede crear diferentes carpetas y para cada carpeta puede dar diferentes niveles de permisos, de modo que puede guardar ahí hasta actas de las Juntas o borradores de cartas sin terminar. Todo lo que tiene que hacer es crear una carpeta, darle un nombre y establecer un nivel de permisos. Para los documentos de las Juntas comunitarias sugerimos utilizar la opción 'Reuniones de la Comunidad'. Puede crear conjuntos de documentos para Juntas ya realizadas o futuras, y cada conjunto de documentos se asociará a su Junta correspondiente.
5. Agregar números de contacto
Menú Rápido> Servicios & Números
La mayoría de las Comunidades tienen una serie de contratistas, empleados y números de contacto que es útil que estén en su página web.
Utilice el módulo Servicios & Números para almacenar estos números de contacto. Hemos separado este módulo en tres secciones:
1) Personal, para la plantilla de empleados comunitarios.
2) Contactos, para los servicios de referencia, como la empresa de jardinería subcontratada por la Comunidad o el fontanero que le gustaría recomendar.
3) Teléfonos de interés, par números de utilidad general como la policía, la ambulancia, el ayuntamiento, y otros servicios públicos que no entren en el las dos primeras categorías.
Todos los contactos de la comunidad pueden unirse a un servicio llamado BizXense. Al unirse a BizXense estos contactos o empresas también pueden optar a sus tareas comunitarias añadiendo comentarios, presupuestos y mucho más.
Unirse a BizXense es beneficioso tanto para la Comunidad como para el proveedor de servicios.
